De vrachtbrief, ook bekend onder de naam CMR (conventie voor het vervoer van goederen over de weg), is een fundamenteel instrument in het vervoer van goederen. Of het nu fysiek of gedematerialiseerd is, het dient als een officiële overeenkomst tussen drie belangrijke spelers in het transportproces: de verlader, de klant en de vervoerder. Maar wat is een vrachtbrief? Wat zijn de verplichte details van dit document? Is er een specifiek formaat dat je moet volgen? Ontdek alles wat je moet weten over de vrachtbrief.
De vrachtbrief, vaak aangeduid met het acroniem CMR (naar de Conventie van Genève van 1956 over goederen over de weg), wordt gebruikt om de voorwaarden van het internationale wegtransport te organiseren en te verduidelijken en om de verantwoordelijkheden van de vervoerder vast te leggen. Het is aangenomen door 55 landen, waaronder de hele EU, en vindt zijn oorsprong in oprichtende landen zoals Frankrijk, Duitsland en Zwitserland.
Dit document is verkrijgbaar in drie varianten, afhankelijk van het specifieke geografische gebied waar de goederen worden vervoerd:
Zelfs als de brief geen strikt formaat heeft, legt de wetgeving verschillende essentiële elementen op die in een vrachtbrief moeten worden opgenomen:
Bij het schrijven van deze brief kunnen drie actoren dit doen: de afzender, de klant of rechtstreeks de vervoerder. Elke partij moet echter een kopie van deze brief hebben om de transparantie en het goede verloop van het transport te garanderen.
Hoewel de vrachtbrief geen vaste structuur heeft, legt het besluit van 9 november 1999 een formaat vast dat moet worden gerespecteerd.
Allereerst moeten het document en de samenvatting ervan op papier worden opgesteld en moet er een kopie in het transportvoertuig worden bewaard.
Er moet aan worden herinnerd dat het mogelijk is om het in digitale of elektronische vorm te formaliseren, met inachtneming van bepaalde regels: het document moet op één digitale drager staan die aan boord wordt meegenomen.
Dit formaat staat bekend als de elektronische vrachtbrief of eCMR, waarmee bedrijven hun tijd aanzienlijk kunnen optimaliseren en kunnen profiteren van internationale wettelijke erkenning.
Tijdens een controle langs de weg moet je de brief presenteren, in elektronische vorm of op papier. Als de controleambtenaar geen toegang heeft tot het elektronische formaat, moet de presentatie van de vrachtbrief volgens zijn instructies worden aangepast.
Wil je alle essentiële documenten weten voor pakketbezorgers? Dat is goed, we hebben een compleet artikel geschreven waarin ze zijn opgenomen. Raadpleeg: Wat zijn de verplichte documenten voor het vervoer van goederen?
