Boekhouding voor een transportbedrijf: wat zijn de verplichtingen van een bezorger?

De boekhouding van een bezorger met de status van auto-ondernemer

Als bezorger met de status van auto-ondernemer (micro-ondernemer) geniet u van een administratieve vereenvoudiging vergeleken met een bezorger met een bedrijf. U moet echter enkele regels naleven.

Een bankrekening openen: verplicht voor de boekhouding van een zelfstandige?

Een aparte bankrekening voor uw activiteit is verplicht zodra uw omzet de €10.000 per jaar overschrijdt. Toch is het sterk aanbevolen om direct bij de start van uw micro-onderneming een zakelijke rekening te openen.

Deze rekening wordt gebruikt voor:

• Het ontvangen van inkomsten
• Het betalen van zakelijke uitgaven
• Het afdragen van sociale en fiscale bijdragen (CFE, btw, enz.)
• Het opnemen van uw vergoeding

Een aparte rekening voorkomt verwarring tussen zakelijke en persoonlijke financiën. Daarnaast biedt het boekhoudkundige voordelen, zoals:

• Eenvoudige bankafstemming
• Koppeling met boekhoudapps zoals Acasi, waarmee u in realtime inzicht heeft in uw financiën

Een inkomstenboek bijhouden

‍Hoewel u als zelfstandige bezorger geen volledige boekhouding hoeft bij te houden, moet u een inkomstenboek bijhouden. Dit boek registreert alle inkomsten in chronologische volgorde en moet de volgende gegevens bevatten:

• Datum
• Bedrag
• Aard van de dienst
• Naam van de klant
• Betaalmethode
• Factuurnummer of ander bewijsdocument

Eenmaal ingevoerde inkomsten mogen niet worden gewijzigd of verwijderd. Dit register kan een Excel-bestand zijn, maar een boekhoudapp zoals Acasi automatiseert dit proces door banktransacties direct te importeren.

‍Hoe lang moet u de boekhouding bewaren?

‍Uw boekhouding moet 10 jaar bewaard blijven en op elk moment kunnen worden overlegd bij een belastingcontrole. Dit geldt voor:

• Het inkomstenboek
• Het aankoopregister
• Offertes en verkoopfacturen
• Inkomstenbelastingdocumenten
• CFE en btw-documenten (indien van toepassing)

Deze documenten zijn essentieel, vooral bij overschrijding van de btw-drempel, omdat ze nodig zijn voor btw-teruggave. De boekhouding van een bezorger met een bedrijf (SAS/SASU, SARL/EURL)Als bezorger met een bedrijf zoals SASU of EURL, zijn uw boekhoudkundige verplichtingen zwaarder. U moet:

‍1. Een bedrijfsboekhouding bijhouden en jaarlijks afsluiten

‍Alle bedrijven moeten jaarlijks een jaarrekening opstellen, bestaande uit:

• De balans: Overzicht van activa (bezittingen) en passiva (schulden).
• De resultatenrekening: Opsomming van inkomsten en uitgaven, resulterend in winst of verlies.
• Juridische bijlagen: Verklaringen voor de belastingdienst.

2. Een algemene vergadering houden om de rekeningen goed te keuren

‍Jaarlijks moet u de rekeningen goedkeuren en beslissen over de verdeling van de winst of verlies. Dit gebeurt via een gewone algemene vergadering, waarvan de notulen moeten worden vastgelegd. Rekeningen moeten voor 30 juni van het volgende jaar worden goedgekeurd als het boekjaar op 31 december eindigt.

‍3. Dagelijkse zakelijke administratie bijhouden

‍Hoewel uw accountant de jaarrekening opstelt, moet u zelf zorgen voor:

• Het doorsturen van bankafschriften: Dit vormt de basis voor uw boekhouding.
• Het bewaren en overleggen van facturen:
  • Aankoopfacturen: Voor al uw zakelijke uitgaven.
  • Verkoopfacturen: Voor alle klanttransacties.

U moet facturen 10 jaar bewaren, aangezien ze als bewijs dienen bij belastingcontroles of btw-teruggave.

Let op: Alleen originele documenten (papier of digitaal) zijn rechtsgeldig. Een papieren factuur mag niet worden gescand en vervolgens digitaal bewaard.

‍Welke boekhoudoplossing kiezen als zelfstandige bezorger?

‍Hoewel het niet wettelijk verplicht is om een accountant in te schakelen, wordt dit sterk aanbevolen. Een gecertificeerde accountant zorgt ervoor dat uw boekhouding en belastingen voldoen aan alle wettelijke vereisten.Voordelen van een accountant:

• Juridische zekerheid: De accountant is verantwoordelijk voor eventuele fouten.
• Tijdbesparing en gemoedsrust.
• Advies en begeleiding voor uw bedrijf.

Een online accountant zoals Acasi automatiseert boekhoudtaken en documentverzending, waardoor u efficiënter kunt werken.

📌 Kies de juiste boekhoudoplossing en focus op uw kernactiviteit!