Que vous soyez un livreur indépendant ou gérant d’une société de transport, les cartes carburant permettent de simplifier la gestion de la flotte de véhicules et des dépenses liées au poste de carburant, ou encore gagner en rapidité. Ces cartes essence offrent donc de nombreux avantages et fonctionnalités en fonction du type de véhicule et du fournisseur. Mais à qui s'adressent les cartes carburants ? Quels sont les types de cartes en fonction des véhicules légers ou lourds ? Ou encore quelle est la durée de validité de celles-ci ? Découvrez les cartes carburants dans ce guide.
La carte carburant est destinée aux :
Lorsqu’on parle de véhicules, on cite aussi bien les motos jusqu’aux camions poids lourds. La carte essence peut donc être utilisée pour toute cette gamme de véhicules. Dans certains cas, il existe des cartes spécifiques par type de véhicule.
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Tout d'abord, cette carte essence permet de faire le plein en carburant dans les stations où le réseau du prestataire de cette carte est implanté. Le montant du carburant est directement prélevé et enregistré sur le compte de l’entreprise concernée.
Ensuite, la carte carburant pour les professionnels permet de mieux contrôler les dépenses de carburant. Simple d’utilisation, elle garantit une gestion simplifiée du poste de carburant pour une entreprise. De nombreuses moyennes ou grandes entreprises disposant une flotte de véhicules utilitaires l'utilisent. Toutefois, les petites entreprises et les indépendants s’y intéressent également.
Enfin, chaque carte est identifiée en fonction du véhicule ou de l’utilisateur et possède un code PIN pour plus de sécurité. Le gestionnaire de la flotte a la possibilité de paramétrer d’autres éléments tels que :
En cas de non-respect de ces limites, le gestionnaire peut choisir de bloquer la carte, rendant ainsi l’opération impossible ou de recevoir une alerte.
En plus de servir de carte de paiement du carburant, en fonction du fournisseur choisi, cette carte comprend également d’autres fonctions, tels que :
Le prix d’une carte carburant se divise généralement en 3 parties :
Le coût annuel d’une carte carburant se situe entre 7 et 80 € en fonction des fournisseurs. (en se basant sur un véhicule utilitaire qui consomme 6 à 7 litres/100 km pour 30 000 km par an).
Astuce : rendez-vous sur le site prix-carburants.gouv.fr afin de comparer les prix de vente des carburants pratiqués dans les différentes stations-service. Vous pouvez filtrer votre recherche par communes, par départements, ou sur un territoire donné.
De loin les plus répandues, les cartes carburants destinées aux véhicules légers ont de nombreux avantages et sont disponibles chez de multiples fournisseurs.
Ces cartes carburant pour véhicules légers ont pour objectif d’être extrêmement simples à utiliser pour le bénéficiaire. De plus, elle œuvre pour faciliter la gestion de la flotte de véhicules utilitaires, pour le responsable d’entreprise.
Pour pouvoir régler les dépenses en essence, le bénéficiaire et donc le conducteur peut simplement présenter sa carte carburant et indiquer le numéro de véhicule. Il se peut qu'on vous demande parfois le kilométrage. Cette opération se déroule au guichet, mais elle peut également se faire au distributeur automatique de carburant.
La majorité des cartes carburant possède une bande magnétique et requiert une signature du ticket. D’autres fonctionnent plutôt comme une carte bleue avec puce et demandent donc un code PIN.
Au niveau des transactions, vous décidez si vous les prépayez ou si vous préférez les payer sur facture. Chaque mois, le gestionnaire de flotte reçoit un reporting détaillé, c'est-à-dire un document reprenant toutes les transactions effectuées avec les cartes carburants de l’entreprise, ainsi qu’une facture.
On recense des avantages aussi bien pratiques qu’économiques.
Les avantages pratiques :
Les avantages économiques :
Attention, notez que ces différents avantages sont inégalement représentés chez les différents fournisseurs. Pour faire le bon choix et trouver les cartes essence qui répondent à vos besoins, veuillez réaliser une analyse du marché ainsi qu’un comparatif des cartes carburant disponibles. Vous pouvez également demander des devis chez les fournisseurs de cartes essence.
Il existe désormais de nombreux fournisseurs de cartes carburants pour les véhicules légers, aux profils forts différents :
Lorsqu’on parle de cartes carburant pour véhicules utilitaires légers, on désigne les camionnettes ou fourgonnettes de professionnels. Cette carte ressemble fortement aux cartes pour véhicules légers dans leurs fonctionnements et avantages.
La carte carburant pour véhicules utilitaires légers fonctionne presque exactement de la même manière que les cartes pour véhicules légers.
Une différence fondamentale existe tout de même: les règles de calcul de la déductibilité de la TVA changent pour les véhicules utilitaires légers.
Vous devez donc vous assurer que le fournisseur de la carte de carburant prend bien en compte les spécificités fiscales de ce type de véhicules dans les fonctionnalités de son logiciel de gestion du poste carburant, ou bien dans son logiciel de gestion de flotte.
À partir du moment où vous prenez en compte le calcul dédié à la TVA déductible, les avantages des cartes essence pour les véhicules utilitaires légers ressemblent à ceux des cartes pour les véhicules légers expliqués ci-dessus.
La plupart des fournisseurs de cartes carburant prennent en compte les besoins spécifiques des véhicules utilitaires légers.
Les différents types d’émetteurs de ces cartes pour véhicules légers se retrouvent donc pour les véhicules utilitaires, ainsi que les principaux représentants de ces listes.
Toutefois, un nouveau type de fournisseur, quelque peu inattendu, a rejoint la liste : les constructeurs automobiles. En effet, les constructeurs disposant d'une large gamme de véhicules utilitaires légers tels que Peugeot proposent désormais des cartes essence. Renseignez-vous donc auprès des constructeurs automobiles.
De par le peu d’acteurs qui répondent aux exigences spécifiques de ce type de véhicule, le processus se simplifie grandement pour les véhicules lourds.
Le fonctionnement des cartes carburant pour les véhicules lourds reste fondamentalement le même que les cartes essence des autres types de véhicules cités précédemment.
Néanmoins, étant donné les besoins spécifiques de ces utilisateurs, ces cartes possèdent des avantages bien plus avancés.
Bien que les avantages proposés par les cartes de carburant pour les véhicules lourds soient globalement semblables aux autres véhicules, ces cartes sont toutefois plus perfectionnées :
Contrairement aux cartes carburant pour les véhicules légers, le nombre de fournisseurs qui proposent des cartes spécifiques pour les poids lourds est fort restreint :
Les acteurs pétroliers :
Total se démarque et offre une solution spécifique très complète pour les véhicules lourds. Cette offre comprend par exemple des parkings sécurisés et adaptés ou encore un réseau paneuropéen de stations-service. Il semble que le géant français soit en train de fondre l’offre de sa carte spécifique AS 24 au sein des services proposés par sa nouvelle carte générique, la carte Total Fleet.
Toutefois ce n’est pas le seul. En effet, Shell en propose également une carte spécifique poids lourds. Celle-ci est possible sur le réseau européen spécialisé appelé Fleetcor et recense environ 25 000 stations sur le continent.
Les grandes surfaces :
Au niveau des grandes surfaces, Intermarché dispose d’une offre intéressante comprenant plus de 650 stations adaptées en France.
Prestataires spécialisés en carte essence :
Enfin, parmi les fournisseurs de service spécialisés, on remarque que la carte DKV qui est proposée en France par Sodexo, est spécialisée dans les poids lourds. Elle peut s’utiliser à l'échelle européenne.
Faire la demande d’une carte carburant est une procédure simple qui peut s’effectuer directement en ligne, sur les sites des différents fournisseurs.
Pour ce faire :
La validité des cartes carburants est de 12 à 48 mois à partir de la date à laquelle elle a été envoyée par le fournisseur. Le délai varie donc selon le fournisseur et les émetteurs. Lorsque votre entreprise la réceptionne, c’est à la direction de les distribuer.
Une fois que la période de validité de la carte essence se termine, vous devez la réactiver. À nouveau, vous pouvez passer directement via la plateforme de gestion de la carte essence pour automatiser cette opération. Généralement, les fournisseurs de cartes offrent le renouvellement automatique une fois qu’elles ont expiré.
Si un de vos livreurs salariés quitte votre entreprise de transport, vous devez obligatoirement désactiver sa carte essence le jour de son départ. Cette opération est importante, car elle permet d'éviter toute potentielle fraude ou erreur.
Pour gagner du temps et réduire les écarts de facturation, passez par les outils en ligne des cartes carburants. Via la plateforme en ligne de la carte, désactivez-là.
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