Préparation des commandes : comment en faire un facteur clé de réussite ?

Votre business connaît un véritable succès. Vous êtes ravi de voir vos produits se vendre comme des petits pains. Cela dit, pour que cette réussite perdure, il est essentiel d’optimiser le processus de traitement de commande. Respecter votre partie du contrat en livrant le bon produit au bon endroit, à la bonne quantité et dans le meilleur délai est un gage de sérieux que vos clients apprécieront. Comment mettre en place un système de préparation des commandes optimal ? Éléments de réponse dans cet article. 

Qu’est-ce que la préparation des commandes ? Définition

La préparation des commandes est un processus logistique essentiel de la chaîne logistique qui consiste à rassembler, emballer et préparer les produits demandés par un client en vue de leur expédition. Elle intervient donc une fois que les clients ont finalisé leur commande d’articles.

Plus précisément, ce processus comprend plusieurs étapes, à savoir :

• • Prélèvement des produits dans le stockage (on parle également de « picking »)
  • Regroupement des articles
  • Conditionnement et emballage des produits de manière sécurisée
  • Expédition des produits vers le client

Capitale, cette opération se trouve de nos jours au centre des préoccupations des entreprises et de la supply chain. La productivité et la réputation de l’entreprise en dépendent.

Quels sont les enjeux de la préparation des commandes ?

La préparation des commandes est un facteur déterminant de la satisfaction client. Elle met en jeu l’image de marque de l’entreprise. Pour juger le sérieux et la fiabilité d’un commerçant, l’acheteur se base souvent sur la rapidité de la livraison et la qualité du produit reçu. 

Ce qui importe pour lui, c’est de recevoir le plus tôt possible le produit qu’il a commandé, en bon état et dans la bonne quantité. Aucune erreur n’est donc permise de la part du vendeur. C’est la raison pour laquelle il est important de bien gérer le processus de traitement de commande.

Outre l’insatisfaction du client, une préparation des commandes mal optimisée occasionne des dépenses importantes. Il faut dire que gérer un retour de produit ou rectifier une erreur d’envoi, coûtent du temps et de l’argent.

Les erreurs et les incidents lors de la préparation de commandes

Les incidents sont courants lors de la préparation des commandes. Il est toutefois important de les réduire au maximum afin de préserver l’image de l’entreprise. Les erreurs les plus fréquentes sont :

• • la collecte du mauvais article 
  • une quantité de marchandises erronée 
  • la dispersion des articles dans l’entrepôt 
  • l’oubli d’un produit 
  • le choix d’un emballage inadéquat 
  • un étiquetage incorrect

Plusieurs facteurs peuvent être à l’origine de ces erreurs. Pour les minimiser, il est recommandé d’utiliser un système de gestion de stockage automatisé.

Les étapes du processus de traitement d’une commande client

Le processus de traitement d’une commande se déroule principalement en 4 étapes :

• 1. la planification 
  2. le choix de l’itinéraire de prélèvement 
  3. le prélèvement des marchandises 
  4. le conditionnement et la préparation de la commande pour expédition

1. La planification de la préparation des commandes

Le traitement d’une commande se prépare en avance. Pour ce faire, il convient de planifier méticuleusement les tâches qui y sont inhérentes pour que tout se passe pour le mieux. C’est indispensable pour offrir une prestation irréprochable au client.

Par ailleurs, une bonne préparation vous fait gagner du temps et de l’argent. Cette étape est essentielle pour optimiser la gestion et l’allocation des ressources humaines, matérielles et temporelles.

2. L’itinéraire de prélèvement

La planification faite, vous devez en second lieu prévoir l’itinéraire de prélèvement. Cette étape consiste à déterminer et à suivre un itinéraire pour prendre les marchandises dans leur emplacement et les emmener à la zone de conditionnement. Ce processus demande beaucoup de temps et de ressources. Néanmoins, il est possible de s’en dispenser en adoptant le système « goods to man ». 

À savoir qu’il existe deux façons d’acheminer les marchandises :

• • Le « goods to man » ou « marchandise vers l’homme » où les articles sont conduits automatiquement vers l’opérateur à l’aide de machines. 
  • Le « man to goods » ou « homme vers la marchandise » où le préparateur se déplace lui-même pour chercher les produits dans le stock. 

3. Le prélèvement

Le prélèvement correspond à la collecte des produits commandés par le client et à la préparation du colis. Également appelée « picking », cette phase est le nerf de guerre de la préparation des commandes. La plupart des erreurs se produisent à cette étape, d’où l’importance de rester attentif. 

Il est même fortement recommandé d’utiliser un bon système de contrôle pour mener à bien cette tâche. De nos jours, les préparateurs de commande se font guider par des systèmes tels qu’un dispositif de guidage vocal ou un terminal numérique ou à radiofréquence.

4. Le conditionnement et préparation de la commande pour expédition

La dernière étape du traitement des commandes consiste à vérifier les articles collectés en se basant sur leur référence et leur quantité dans le stock. Une fois la vérification effectuée, il convient d’emballer les produits pour s’assurer qu’ils arrivent en bon état chez le client. Ceci fait, il ne reste plus qu’à transférer le colis vers la zone d’expédition.

Quels sont les différents types de picking ? 

Il existe trois types de picking :

• • par article 
  • ou par vague 
  • ou par zone

Le choix du type de prélèvement à adopter dépend essentiellement de :

• • l’agencement de l’entrepôt 
  • l’itinéraire de prélèvement 
  • la quantité des marchandises 
  • le type de flux

Le picking par article

L’opérateur prépare les commandes les unes après les autres selon l’ordre d’arrivée. Cette méthode de picking est idéale pour collecter une grande quantité d’une même référence.

Le picking par vague 

Le préparateur de commande prélève un même produit en grande quantité en vue de préparer simultanément différentes commandes. C’est la procédure de picking la plus rapide.

Le picking par zone

Le picking par zone implique la division de l’entrepôt en plusieurs zones. Chacune d’entre elles est sous la responsabilité d’un préparateur de commandes. Ce dernier prélève uniquement les marchandises qui se trouvent dans sa zone.

Les différents systèmes de guidage pour contrôler le picking

Dans le cadre du système man to goods, le préparateur de commande doit s’équiper d’un bon système de guidage. Disposer de cet équipement est capital pour éviter les erreurs de préparation de commande. En effet, ce système permet de trouver facilement :

• • l’emplacement du produit dans l’entrepôt 
  • l’identité du client 
  • le numéro de la commande 
  • la référence de l’article 
  • le numéro du colis

Il existe diverses sortes de systèmes de guidage : 

• • Le terminal informatique embarqué : doté d’un scanner répertoriant les instructions de picking, cet équipement permet au préparateur de commande de valider son prélèvement d’article.
  • Le guide vocal ou « pick by voice » : l’opérateur porte un casque relié à un boîtier radio à travers lequel il reçoit les instructions et valide oralement le prélèvement.
  • Le pick by light : des voyants lumineux sont placés dans les rayonnages et s’allument pour indiquer à l’opérateur l’emplacement des articles à prélever.

Comment optimiser votre préparation des commandes ?

Vous comprenez maintenant le processus à suivre pour traiter les commandes. Mais vous vous demandez certainement comment l’optimiser et le fluidifier. Voici les leviers à déployer :

• 1. Fournir les bonnes informations au préparateur de commande (emplacement dans le stock, quantité d’articles à prélever, code produit, numéro de la commande, nom du client, etc). 
  2. Réduire le temps de préparation en définissant les itinéraires au préalable, en dégageant la circulation dans les allées, en stockant les produits les plus vendus aux endroits les plus accessibles. 
  3. Fluidifier la préparation des commandes via une bonne gestion du stock. 
  4. Éviter les erreurs en utilisant un système de guidage fiable.  
  5. Soigner le conditionnement des articles. 
  6. Protéger le préparateur des commandes en entretenant les engins de manutention et en plaçant les objets lourds en bas des rayonnages. 

Une fois que vous avez implémenté un processus efficace de préparation des commandes, il est essentiel que le reste de la supply chain le soit aussi. La gestion des livraisons et des nombreux imprévus opérationnels inhérents à ce métier prend du temps. Pour optimiser cette gestion et gagner des heures à allouer à votre cœur de métier, une solution efficace réside dans le choix d’un partenaire logistique externe tel que Shippr. Contactez-nous pour discuter avec un de nos business experts de vos besoins en termes de livraisons.