Cartes carburant pour les véhicules utilitaires : comment en profiter ?

Que vous soyez un livreur indépendant ou gérant d’une société de transport, les cartes carburant permettent de simplifier la gestion de la flotte de véhicules et des dépenses liées au poste de carburant, ou encore gagner en rapidité. Ces cartes essence offrent donc de nombreux avantages et fonctionnalités en fonction du type de véhicule et du fournisseur. Mais à qui s’adressent les cartes carburants ? Quels sont les types de cartes en fonction des véhicules légers ou lourds ? Ou encore quelle est la durée de validité de celles-ci ? Découvrez les cartes carburants dans ce guide. 

Quel est l’intérêt des cartes carburants ? 

Qui est concerné par les cartes carburants ? 

La carte carburant est destinée aux : 

• • employés utilisant un véhicule de fonction 
  • salariés qui peuvent conduire des véhicules de service
  • personnes qui conduisent un véhicule utilitaire

Lorsqu’on parle de véhicules, on cite aussi bien les motos jusqu’aux camions poids lourds. La carte essence peut donc être utilisée pour toute cette gamme de véhicules. Dans certains cas, il existe des cartes spécifiques par type de véhicule. 

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Que permettent de faire les cartes carburant ?

Tout d’abord, cette carte essence permet de faire le plein en carburant dans les stations où le réseau du prestataire de cette carte est implanté. Le montant du carburant est directement prélevé et enregistré sur le compte de l’entreprise concernée. 

Ensuite, la carte carburant pour les professionnels permet de mieux contrôler les dépenses de carburant. Simple d’utilisation, elle garantit une gestion simplifiée du poste de carburant pour une entreprise. De nombreuses moyennes ou grandes entreprises disposant une flotte de véhicules utilitaires l’utilisent. Toutefois, les petites entreprises et les indépendants s’y intéressent également. 

Enfin, chaque carte est identifiée en fonction du véhicule ou de l’utilisateur et possède un code PIN pour plus de sécurité. Le gestionnaire de la flotte a la possibilité de paramétrer d’autres éléments tels que : 

• • des plafonds journaliers, hebdomadaires ou mensuels de dépenses ou de litres de carburant par véhicule
  • la plage horaire ou journalière d’utilisation 
  • le type de carburant autorisé
  • la zone géographique autorisée
  • les services et produits que l’utilisateur peut acheter avec cette carte (péages, parkings, dépannage, etc.) 

En cas de non-respect de ces limites, le gestionnaire peut choisir de bloquer la carte, rendant ainsi l’opération impossible ou de recevoir une alerte.  

Quels sont les services additionnels pris en charge ? 

En plus de servir de carte de paiement du carburant, en fonction du fournisseur choisi, cette carte comprend également d’autres fonctions, tels que : 

• • la possibilité du décalage de paiement de 45 jours
  • l’enregistrement du kilométrage à la pompe 
  • une gestion précise de la consommation de chaque utilitaire de l’entreprise
  • la détection de fraudes éventuelles (par exemple : le détournement de carburant)
  • la programmation d’une restriction de son fonctionnement dans à des moments horaires précis
  • une fonction de carte de télépaiement aux péages et pour le stationnement
  • le paiement de services supplémentaires à un tarif avantageux en collaboration avec des sociétés automobiles partenaires (par exemple : partenariat avec les ateliers de vitrage, de pneu, des stations de lavage etc.)
  • offrir une lisibilité comptable précise pour le gestionnaire par véhicule et salarié
  • une différenciation et gestion automatique des types de carburants et de véhicules pour la ventilation de la TVA sur les carburants.

Quel est le prix d’une carte essence ? 

Le prix d’une carte carburant se divise généralement en 3 parties :

• Une caution qui correspond à 1 ou 2 mois de consommation de carburant (250 à 500 €). Certains prestataires ne demandent pas de caution, sous réserve de l’existence de l’entreprise depuis au moins 1 an.
• Un abonnement de 5 à 30 €/an.
• Une participation aux frais de gestion variable de la gratuité à 0,03 €/litre ou encore un pourcentage sur la consommation annuelle (aux environs de 2 %).

Le coût annuel d’une carte carburant se situe entre 7 et 80 € en fonction des fournisseurs. (en se basant sur un véhicule utilitaire qui consomme 6 à 7 litres/100 km pour 30 000 km par an).

Astuce : rendez-vous sur le site prix-carburants.gouv.fr afin de comparer les prix de vente des carburants pratiqués dans les différentes stations-service. Vous pouvez filtrer votre recherche par communes, par départements, ou sur un territoire donné.

Les cartes carburant destinées aux véhicules légers

De loin les plus répandues, les cartes carburants destinées aux véhicules légers ont de nombreux avantages et sont disponibles chez de multiples fournisseurs. 

Comment fonctionnent ces cartes ? 

Ces cartes carburant pour véhicules légers ont pour objectif d’être extrêmement simples à utiliser pour le bénéficiaire. De plus, elle œuvre pour faciliter la gestion de la flotte de véhicules utilitaires, pour le responsable d’entreprise.

Pour pouvoir régler les dépenses en essence, le bénéficiaire et donc le conducteur peut simplement présenter sa carte carburant et indiquer le numéro de véhicule. Il se peut qu’on vous demande parfois le kilométrage. Cette opération se déroule au guichet, mais elle peut également se faire au distributeur automatique de carburant.

La majorité des cartes carburant possède une bande magnétique et requiert une signature du ticket. D’autres fonctionnent plutôt comme une carte bleue avec puce et demandent donc un code PIN. 

Au niveau des transactions, vous décidez si vous les prépayez ou si vous préférez les payer sur facture. Chaque mois, le gestionnaire de flotte reçoit un reporting détaillé, c’est-à-dire un document reprenant toutes les transactions effectuées avec les cartes carburants de l’entreprise, ainsi qu’une facture. 

Quels sont les avantages des cartes carburant pour véhicules légers ? 

On recense des avantages aussi bien pratiques qu’économiques.

Les avantages pratiques :

• • Simplification de la gestion du poste carburant 
  • Réception d’une facture unique reprenant toutes les transactions de toutes les cartes carburant
  • Simplification également de la gestion comptable, avec la réception d’un justificatif unique et un calcul de la TVA déductible préétabli
  • Réduction des risques de fraude

Les avantages économiques :

• • Réduction du prix à la pompe possible seulement par certains émetteurs de cartes
  • Gain de temps et économies réalisées grâce à la simplification de la gestion administrative et comptable
  • Monitoring régulier, qui peut également se faire en temps réel, de la flotte. Vous pouvez ainsi mettre en place des actions avec pour objectifs de réaliser des économies de carburant et donc des frais du poste essence.

Attention, notez que ces différents avantages sont inégalement représentés chez les différents fournisseurs. Pour faire le bon choix et trouver les cartes essence qui répondent à vos besoins, veuillez réaliser une analyse du marché ainsi qu’un comparatif des cartes carburant disponibles. Vous pouvez également demander des devis chez les fournisseurs de cartes essence.

Où trouver ces cartes carburants ?  

Il existe désormais de nombreux fournisseurs de cartes carburants pour les véhicules légers, aux profils forts différents :

• • Au niveau des fournisseurs traditionnels, on retrouve sans surprise les grands groupes pétroliers. Parmi ceux-ci, Total prend une place de leader et propose une carte Total Fleet (ex-Total GR). Ce géant pétrolier est suivi de près par la carte Euroshell de Shell, la carte GO de BP ou encore la carte Esso Card. 
  • De plus, les grandes surfaces proposent désormais des cartes. Parmi celles-ci, on peut citer Intermarché, E.Leclerc ou Auchan qui proposent des cartes carburant avec des services similaires. Elles peuvent être utilisées dans leurs stations-service où alors sont créées en partenariat avec certains acteurs pétroliers. 
  • Enfin, il y a également les fournisseurs de service spécialisés tels que Sodexo, Edenred ou encore la Compagnie de Carte Carburant. Ils ont signé des accords aussi bien avec les premiers qu’avec les seconds.

Les cartes carburant pour véhicules utilitaires « légers »

Lorsqu’on parle de cartes carburant pour véhicules utilitaires légers, on désigne les camionnettes ou fourgonnettes de professionnels. Cette carte ressemble fortement aux cartes pour véhicules légers dans leurs fonctionnements et avantages.

Comment fonctionnent ces cartes ? 

La carte carburant pour véhicules utilitaires légers fonctionne presque exactement de la même manière que les cartes pour véhicules légers. 

Une différence fondamentale existe tout de même: les règles de calcul de la déductibilité de la TVA changent pour les véhicules utilitaires légers. 

Vous devez donc vous assurer que le fournisseur de la carte de carburant prend bien en compte les spécificités fiscales de ce type de véhicules dans les fonctionnalités de son logiciel de gestion du poste carburant, ou bien dans son logiciel de gestion de flotte.

Quels sont les avantages des cartes carburant pour véhicules utilitaires légers ? 

À partir du moment où vous prenez en compte le calcul dédié à la TVA déductible, les avantages des cartes essence pour les véhicules utilitaires légers ressemblent à ceux des cartes pour les véhicules légers expliqués ci-dessus.

Chez qui s’adresser pour obtenir ces cartes ? 

La plupart des fournisseurs de cartes carburant prennent en compte les besoins spécifiques des véhicules utilitaires légers. 

Les différents types d’émetteurs de ces cartes pour véhicules légers se retrouvent donc pour les véhicules utilitaires, ainsi que les principaux représentants de ces listes.

Toutefois, un nouveau type de fournisseur, quelque peu inattendu, a rejoint la liste : les constructeurs automobiles. En effet, les constructeurs disposant d’une large gamme de véhicules utilitaires légers tels que Peugeot proposent désormais des cartes essence. Renseignez-vous donc auprès des constructeurs automobiles.

Les cartes carburant pour les véhicules utilitaires « lourds« 

De par le peu d’acteurs qui répondent aux exigences spécifiques de ce type de véhicule, le processus se simplifie grandement pour les véhicules lourds.  

Comment fonctionnent ces cartes pour véhicules lourds ? 

Le fonctionnement des cartes carburant pour les véhicules lourds reste fondamentalement le même que les cartes essence des autres types de véhicules cités précédemment.

Néanmoins, étant donné les besoins spécifiques de ces utilisateurs, ces cartes possèdent des avantages bien plus avancés.

Quels sont-ils ? 

Bien que les avantages proposés par les cartes de carburant pour les véhicules lourds soient globalement semblables aux autres véhicules, ces cartes sont toutefois plus perfectionnées :

• • Les applications doivent permettre d’identifier précisément toutes les stations acceptant la carte disposant de pistes pour poids lourds
  • Le réseau de stations-service acceptant la carte doit quasiment impérativement être européen, beaucoup de chauffeurs de poids lourds étant amenés à franchir régulièrement les frontières
  • Les parkings accessibles avec la carte doivent également être en mesure d’accueillir de volumineux poids lourds et leurs cargaisons dans des conditions parfaitement sécurisées
  • Le badge de télé-péage est indispensable et devra même parfois être complété par un titre permettant les traversées en ferry
  • Le logiciel de gestion de flotte doit avoir des fonctionnalités réellement avancées pour suivre les déplacements de tous les véhicules au sein de flottes entières, parfois dispersées dans toute l’Europe.

Où trouvez-vous des cartes carburant pour les véhicules lourds ? 

Contrairement aux cartes carburant pour les véhicules légers, le nombre de fournisseurs qui proposent des cartes spécifiques pour les poids lourds est fort restreint :

Les acteurs pétroliers : 

Total se démarque et offre une solution spécifique très complète pour les véhicules lourds. Cette offre comprend par exemple des parkings sécurisés et adaptés ou encore un réseau paneuropéen de stations-service. Il semble que le géant français soit en train de fondre l’offre de sa carte spécifique AS 24 au sein des services proposés par sa nouvelle carte générique, la carte Total Fleet.

Toutefois ce n’est pas le seul. En effet, Shell en propose également une carte spécifique poids lourds. Celle-ci est possible sur le réseau européen spécialisé appelé Fleetcor et recense environ 25 000 stations sur le continent.

Les grandes surfaces : 

Au niveau des grandes surfaces, Intermarché dispose d’une offre intéressante comprenant plus de 650 stations adaptées en France. 

Prestataires spécialisés en carte essence : 

Enfin, parmi les fournisseurs de service spécialisés, on remarque que la carte DKV qui est proposée en France par Sodexo, est spécialisée dans les poids lourds. Elle peut s’utiliser à l’échelle européenne.

Comment demander une carte de carburant pour les véhicules utilitaires ? 

Faire la demande d’une carte carburant est une procédure simple qui peut s’effectuer directement en ligne, sur les sites des différents fournisseurs. 

Pour ce faire : 

1. Rendez-vous sur le site du fournisseur de carte carburant choisi 
2. Introduisez votre demande en ligne. Vous devrez ajouter à votre demande :
   1. votre extrait de K-BIS d’entreprise 
   2. une formulation sur l’honneur de votre qualité de contact de l’entreprise et votre identité
   3. un Relevé d’identité bancaire (RIB)

Quelle est la durée de validité des cartes essence ?

La validité des cartes carburants est de 12 à 48 mois à partir de la date à laquelle elle a été envoyée par le fournisseur. Le délai varie donc selon le fournisseur et les émetteurs. Lorsque votre entreprise la réceptionne, c’est à la direction de les distribuer. 

Comment renouveler les cartes carburant ? 

Une fois que la période de validité de la carte essence se termine, vous devez la réactiver. À nouveau, vous pouvez passer directement via la plateforme de gestion de la carte essence pour automatiser cette opération. Généralement, les fournisseurs de cartes offrent le renouvellement automatique une fois qu’elles ont expiré.

Que faire lorsqu’un salarié, possédant une carte, quitte l’entreprise ? 

Si un de vos livreurs salariés quitte votre entreprise de transport, vous devez obligatoirement désactiver sa carte essence le jour de son départ. Cette opération est importante, car elle permet d’éviter toute potentielle fraude ou erreur.

Pour gagner du temps et réduire les écarts de facturation, passez par les outils en ligne des cartes carburants. Via la plateforme en ligne de la carte, désactivez-là.

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