Les conseils de notre expert en logistique événementielle Jérôme Looverie

La logistique événementielle joue un rôle fondamental dans la réussite d’un événement. Véritable socle regroupant l’ensemble des ressources nécessaires à la préparation ainsi qu’au déroulement d’une manifestation, elle nécessite une gestion minutieuse.

Conférences, événements sportifs ou d’entreprise, il existe autant de façon de gérer la logistique événementielle que de types de manifestation. Toutefois, rigueur, timing, organisation ou encore transport sont des éléments inhérents à leur organisation. Mais que se cache-t-il exactement derrière ce métier ? Nous vous faisons entrer dans l’univers de cette logistique pas comme les autres.

Senior Business Developper chez Shippr, Jérôme Looverie s’occupe notamment de la logistique événementielle pour le compte de nombreux clients. Possédant une grande expérience de terrain, il nous livre ses conseils inédits pour des événements réussis.

Logistique événementielle : qu’est-ce qui se cache derrière ce concept ? 

La logistique événementielle regroupe toutes les ressources et compétences requises pour la réalisation et le bon déroulement d’un événement. Elle varie donc en fonction du type d’événement. En effet, la logistique nécessaire à la réussite d’un événement sportif n’est pas la même que celle d’un concert par exemple. 

Cette logistique est par conséquent une solution personnalisée au besoin de chaque client et mission. Cela peut consister en la livraison de produits destinés à des événements virtuels, à la livraison express de matériel volumineux ou encore l’envoi en jour- J de cadeaux d’entreprises à des centaines de clients partout dans le Benelux/France.

Elle consiste donc à organiser et optimiser l’ensemble des flux de production et de transport au sein du milieu événementiel. Elle regroupe ainsi l’ensemble des ressources et compétences requises à la réalisation, au bon déroulement ainsi qu’à la réussite d’un événement. 

Où intervient-elle ? 

Chaque événement nécessite une logistique événementielle à part entière. En effet, une des grandes caractéristiques de ce type de logistique est qu’elle dépend de chaque manifestation. 

Ainsi, on peut la retrouver dans : 

• les événements sportifs 
• les séminaires d’entreprise 
• une réception privée 
• des concerts
• les spectacles 
• les cadeaux de fin d’année
• …

À chaque nouvel événement, le logisticien travaille sur une organisation sur mesure pour répondre correctement aux besoins de l’événement. En effet, selon la nature, le lieu, le budget ou encore le nombre de participants, les besoins en logistique seront différents.

Quels sont les besoins essentiels de la logistique événementielle ? 

Organisation 

De par leur nature, les événements demandent une organisation minutieuse. En effet, le timing est généralement serré et doit être scrupuleusement respecté. Même si l’organisation peut se faire des mois à l’avance, lorsque celui-ci a lieu, chaque minute compte. 

Lorsqu’un imprévu survient, c’est tout l’événement qui risque d’être compromis. Surtout qu’un événement met en jeu plusieurs parties prenantes. L’organisateur d’événement doit coordonner tous ces différents métiers pour garantir le succès; que ce soit le traiteur, le prestataire logistique, le propriétaire de l’endroit… . D’autant plus que le matériel peut lui aussi faire défaut. 

Réactivité 

Être organisateur d’événements demande donc non seulement de l’organisation, mais aussi une capacité à rebondir très rapidement. En effet, même si la problématique s’avère mineure, il y a un risque que les participants la retiennent.

Imaginez organiser un événement d’une entreprise durant lequel le transport des plats traiteurs est en retard ou que le matériel n’arrive pas à temps ? Un seul imprévu et l’ensemble de l’organisation est impactée. 

Il est donc impératif de mettre en place une organisation très minutieuse dès le début des préparatifs. Ainsi, vous pourrez anticiper les différents potentiels problèmes logistiques et assurer la réussite de vos événements. 

Transport 

Dans la logistique événementielle, on retrouve également tout l’aspect purement lié au transport. Ainsi, des prestataires logistiques sont appelés pour assurer l’acheminement des matériaux, plats, meubles ou encore de la décoration en toute sécurité sur le lieu de l’événement. Bien évidemment, ces transports doivent respecter des contraintes d’horaires, de sécurité et d’organisation très stricts.

Connaissances spécifiques 

Sans oublier que ces événements requièrent également des connaissances administratives. En effet, il faut parfois avoir des déclarations ou documents de la mairie en France ou des communes en Belgique, des dérogations spéciales, etc. 

Pourquoi confier la logistique événementielle à un prestataire externe ?

Miser sur l’expertise et le professionnalisme 

Collaborer avec un prestataire logistique externe possède un premier avantage de taille : le professionnalisme. Pour le prestataire, gérer l’entièreté des contraintes logistiques fait partie de son métier. Il sera donc très pointilleux, méticuleux et ne laissera aucun détail passer. 

Lorsqu’on se charge du transport en interne, la multitude de tâches que vous devez effectuer pour l’organisation de l’événement risque d’occulter certains points importants comme l’heure exacte de chargement par exemple. Cette dernière est particulièrement cruciale lorsqu’on sait que tout un événement joue sa réussite sur un timing précis et serré. 

Garantir le respect du timing et la qualité du transport

Directement lié au point précédent, externaliser sa logistique événementielle vous permet de miser sur la ponctualité. En effet, ces professionnels sont habitués à ces organisations fortement minutées. 

De plus, confier cette logistique à un prestataire externe professionnel vous permet de bénéficier d’un transport de qualité. Quel que soit le matériel à transporter, les livreurs sont expérimentés. 

Bénéficier d’un service sur mesure

Travailler avec un partenaire logistique vous permet de bénéficier d’un service sur mesure. De ce fait, s’il est question de transporter des denrées alimentaires pour le buffet de l’événement ou des meubles, les livreurs sauront s’adapter à chaque produit à déplacer et les manipuler correctement. Ce service complet et professionnel vous garantit l’arrivée des marchandises intactes et en toute sécurité. Chaque mode de transport est adapté à vos besoins.

Le prestataire externe possède des compétences qui lui permettent de faire face à différents cas de figure : transport express, frigorifique, livraison de colis lourds, de marchandises fragiles … Ce spécialiste est un véritable partenaire dans la réussite de vos événements. 

Comment Shippr opère la logistique événementielle pour ses clients ? 

Je travaille pour le compte de nombreux clients dans le domaine de l’événementiel et je ne cesse de constater à quel point cette gestion logistique est complexe. Les événements requièrent souvent un déplacement de grands volumes, de denrées alimentaires ou encore de colis volumineux. Il est alors très difficile d’apporter une réponse adaptée à chacun de ces types d’événements en interne. 

C’est pourquoi j’aide des clients comme ArtFood, Choux de Bruxelles, Fast Forward Events mais aussi des entreprises telles que Proximus, Degroof Petercam ou encore Deutsche Bank sur l’ensemble des aspects logistiques de leurs événements. Avec Shippr, nous effectuons des transports de produits traiteur, de cadeaux d’entreprises ou encore de mobilier lors des événements de mes clients.

Mon objectif est de les libérer de cette complexité logistique et de leur permettre d’avoir une solution sur mesure à chacun de leur événement.

Un service de livraison sur mesure

Il existe autant de façon de gérer la logistique événementielle que d’événements. En effet, à chaque fois que je m’occupe d’une nouvelle mission, je mets un point d’honneur à identifier précisément les besoins et les enjeux de ce nouvel événement. Cette étape est indispensable pour que je puisse apporter la solution la plus adaptée à ce dernier. 

Grâce à l’expertise logistique Shippr, nous avons la possibilité d’offrir un large panel de solutions sur mesure. Ce qui me permet de pouvoir répondre autant à un client voulant faire livrer des cadeaux d’entreprise qu’à un autre souhaitant faire livrer des lunchs par exemple. 

Expertise dans les tournées optimisées

Chez Shippr, nous sommes devenus de véritables experts des tournées de livraison. Que ce soit dans le secteur de la food, de l’e-commerce ou encore de l’événementiel, nous gérons les tournées de livraison de A à Z. 

Notre technologie permet d’optimiser automatiquement les tournées. Ainsi, l’itinéraire est directement établi et optimisé pour être non seulement le plus efficace possible, mais également pour assurer les contraintes horaires liées à chaque événement.  

De plus, les véhicules sont automatiquement adaptés au volume de marchandises à livrer pour éviter les volumes à vide. Je suis constamment en relation avec l’équipe opérationnelle afin d’assurer à mes clients la bonne gestion de leur tournée de livraison sans qu’ils n’aient à gérer quoi que ce soit. 

Gestion de la chaîne du froid, du surgelé et du chaud

Lors de certains événements, nous nous chargeons d’acheminer les denrées alimentaires en toute sécurité. Je m’occupe d’instaurer avec mes clients de véritables processus pour assurer une organisation optimale ainsi qu’un respect strict des normes sanitaires. 

Avec de nombreux clients dans le secteur de la food, nous avons développé une véritable expertise dans la gestion de la chaîne du froid. Le respect des normes sanitaires est capital. C’est pour cela que nous ne collaborons qu’avec des livreurs professionnels dans le domaine du transport. Ces experts mettent ainsi toutes leurs connaissances et compétences AFSCA et leur camion à température dirigée au service de mes clients. 

Chaque événement amène différentes contraintes logistiques et c’est mon devoir de comprendre précisément les enjeux et d’y apporter les solutions parfaitement adaptées. 

Des véhicules de toutes tailles à votre disposition et des livreurs professionnels 

De par leur caractère unique, chaque événement nécessite un transport différent. Lorsqu’il s’agit de déplacer des meubles par exemple, un certain type de véhicules est alors requis. Du vélo cargo au camion 20m3, nous trouvons le véhicule adapté à votre marchandise. 

Ces colis volumineux peuvent être extrêmement lourds et complexes à manipuler. C’est pourquoi l’expertise de nos transporteurs est primordiale. Habitués à transporter et porter tout type de marchandises, ils savent précisément comment placer vos objets dans leur camion et les transporter sans compromettre leur état. 

De plus, ils n’hésitent pas à vous aider lors du déchargement de ces colis imposants. Un service de qualité du début jusqu’à la fin. 

Retour de marchandises pris en charge 

Notre service logistique ne s’arrête pas à la remise de la marchandise sur le lieu de l’événement. Lorsqu’un traiteur met à disposition des plats chauffants spéciaux, des box frigo, ou qu’un client déplace son matériel sur le lieu de l’événement, nous gérons également les retours de ces produits. 

Suivi en temps réel disponible & communication suivie 

Dans cette même optique de respect strict du timing, mes clients ainsi que leurs destinataires, ont la possibilité de suivre la livraison en temps réel. Que ce soit pour un transport de traiteur événementiel par exemple, je sais à quel point la traçabilité est un élément important pour eux. 

Ce suivi en temps réel me permet donc de rassurer mes clients du bon déroulement de la livraison, du respect des contraintes horaires ainsi que de la traçabilité des produits alimentaires.  

De plus, chaque livraison est accompagnée d’une communication automatique et suivie pour les destinataires. Des e-mails et sms sont automatiquement envoyés afin de prévenir le destinataire de l’avancée de la livraison. Un avantage capital lorsqu’on sait que la réussite d’un événement repose sur un timing précis. 

Gestion totale des transports assurée par une équipe support disponible 7j/7  

Comme mentionné précédemment, je suis constamment en communication avec l’équipe support de Shippr. Disponible 7j/7, elle assure un suivi quotidien des livraisons, anticipe les problèmes et réagit instantanément en apportant des solutions adaptées.  

En plus de contrer les imprévus logistiques, nous évoluons aux côtés de nos clients. Ainsi, lorsque mes clients ont des pics d’activités ou grandissent, nous nous chargeons de trouver des livreurs supplémentaires de qualité, mais également de recalculer et réoptimiser chaque tournée lorsqu’un maillon supplémentaire s’ajoute à la chaîne.

Sans compter que tout le côté administratif entourant le domaine de la logistique nous est confié en plus de la gestion opérationnelle. Cela permet à mes clients de ne se soucier que de leur activité principale et des aspects organisationnels non logistiques de leurs événements. 

Logistique événementielle : déchargez-vous-en chez Shippr et concentrez-vous sur votre cœur de métier

Sans aucun doute, les événements requièrent une multitude de facteurs à gérer dans un temps très court. La logistique est déjà un métier complexe par nature. Lorsqu’un problème se pose, cela risque d’entraîner de graves conséquences dans toute la gestion de l’événement. Toutefois, vous pouvez vous  possible de vous libérer de ces contraintes. 

Depuis que je travaille chez Shippr, j’ai acquis une véritable expertise dans la logistique événementielle. Mon objectif est clair : gérer l’entièreté de la logistique de mes clients afin qu’ils puissent assurer tous les aspects supplémentaires. 

N’hésitez pas à me contacter ou à contacter un de nos business experts. Nous mettrons tout en œuvre pour cibler et répondre à vos besoins de livraison depuis vos cuisines centrales.