Déclaration URSSAF : éclairage sur cette obligation légale

Par Justine Demarque , le juillet 11, 2022
Homme avec un t-shirt au téléphone devant son ordinateur et sa déclaration URSSAF
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Avez-vous déjà entendu parler de la déclaration URSSAF ? Obligation légale pour tout employeur, elle consiste à déclarer tout nouvel employé pour le faire bénéficier de ses droits sociaux. Pour les employés, cette déclaration leur permet de bénéficier de droits sociaux ainsi que d’une couverture sociale. Mais quand et comment faire sa déclaration à l’URSSAF ? Shippr a décidé de vous donner un éclairage sur cette obligation légale.

Qu’est-ce que l’URSSAF ?

L’URSSAF est l’acronyme de l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales. Il s’agit d’un organisme gouvernemental et officiel mis en place pour collecter les cotisations ainsi que les contributions sociales des entreprises pour le compte de la Sécurité sociale.

Outre cela, l’URSSAF est chargée de plusieurs autres missions, à savoir :

    • Informer les entreprises sur les règlementations, la nature et le montant des cotisations ainsi que le mode de calcul.  
    • Contrôler l’application de la règlementation.
    • Contrôler les entreprises pour notamment, lutter contre le travail clandestin et les fraudes aux cotisations sociales.
    • Gérer la trésorerie de la Sécurité sociale.
    • Faciliter l’embauche.
    • Gérer les allègements et les exonérations des cotisations.
    • Analyser les évolutions économiques.
    • Immatriculer les professionnels libéraux. L’URSSAF est en effet le CFE compétent pour ces professionnels.

Qui est concerné par la déclaration URSSAF ?

Toutes les personnes assujetties aux cotisations sociales sont concernées par l’URSSAF.

Plus généralement, il s’agit des :

    • Entreprises
    • Artisans inscrits au Répertoire des métiers et exerçant une activité de production, de transformation, de réparation, de prestation de services et toute activité rattachée par décret à l’artisanat.
    • Commerçants inscrits au Registre du commerce et des sociétés ou assujettis à la taxe professionnelle en tant que commerçants ou encore exerçant toute activité rattachée par décret aux activités commerciales.
    • Professionnels de la santé.
    • Administrations et collectivités territoriales.
    • Particuliers employant des salariés à domicile.

Pourquoi faire cette déclaration ?

En tant qu’employeur, vous êtes obligés de faire la déclaration à l’URSSAF. Elle permet d’être en règle avec la loi et d’éviter les sanctions qui peuvent être pénales et civiles.

Quant aux employés, cette déclaration leur permet de bénéficier de droits sociaux ainsi que d’une couverture sociale. Par exemple : assurance maladie, maternité, retraite, accident du travail, chômage… Dans le cas où un salarié n’est pas déclaré, il est alors pénalisé et n’obtient pas ses droits sociaux.

Comment faire sa déclaration URSSAF ?

Les modalités de déclaration dépendent de la situation de l’employeur.

Pour un employeur établi à l’étranger ne possédant pas d’établissement en France, mais qui désire embaucher un employé dans le pays, des modalités particulières s’appliquent pour la déclaration et le paiement des cotisations. 

Auto-entrepreneur 

La déclaration URSSAF se fait uniquement en ligne sur le site dédié (autoentrepreneur-urssaf.fr) ou via l’application mobile « AutoEntrepreneur URSSAF ». 

De même, le paiement des cotisations se fait également sur le même site. Après chaque déclaration et paiement, vous recevez au format PDF un justificatif de déclaration et de paiement. 

La déclaration se fait tous les mois ou tous les 3 mois selon la périodicité choisie.

Entreprises 

Les entreprises doivent déclarer les sommes perçues par les salariés et verser les cotisations et contributions sociales à l’URSSAF. Pour ce faire, elles doivent effectuer tous les mois une DSN (Déclaration Sociale Nominative) sur net-entreprises.fr, le 5 ou le 15 du mois suivant la période d’emploi.

Remplir la DSN est une obligation légale pour tous les employeurs du secteur privé qui paient des employés. Il s’agit d’une déclaration en ligne à remplir tous les mois à partir de la fiche de paie. En tant qu’employeur, vous devez y inscrire les informations concernant chacun de vos salariés. Elle a pour rôle de payer vos cotisations sociales ainsi qu’à transmettre les données de vos salariés aux organismes sociaux tels que l’URSSAF.

Entreprises bénéficiant du dispositif VLU (Versement en lieu unique)

Le VLU donne la possibilité aux entreprises de centraliser toutes les opérations liées aux versements des cotisations et contributions auprès d’une seule URSSAF. Ce versement en lieu unique est une modalité obligatoire pour toutes entreprises employant plus de 250 salariés.

La déclaration sociale nominative (DSN) pour chacun des établissements doit être adressée à l’URSSAF le 5 ou 15 de chaque mois. Les cotisations dues sont payées globalement pour l’ensemble des DSN auprès de l’URSSAF, interlocuteur unique.

Autres employeurs

La déclaration doit être adressée à l’URSSAF avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai du nouvel employé, au plus tôt dans les 8 jours qui précèdent la date prévisible de l’embauche.

Si l’embauche ne se concrétise pas, vous devez informer votre URSSAF le plus vite possible afin d’annuler l’ouverture de votre compte employeur. 

Particuliers embauchant un employé à domicile

Un particulier qui embauche un employé à domicile est tenu de le déclarer à l’URSSAF. Cette déclaration doit être réalisée au plus le 5 du mois qui suit la période de travail déclarée. Elle permet au CESU de calculer les cotisations sociales ainsi que d’établir et d’envoyer le bulletin de paie du salarié. 

Comment remplir la déclaration URSSAF auto-entrepreneur ?

Les étapes de la déclaration URSSAF autoentrepreneur sont simples :

    1. Rendez-vous sur le site autoentrepreneur-urssaf.fr
    2. Connectez-vous à votre compte en cliquant sur la rubrique « Mon Compte » située en haut à droite de chaque page.
      • Cliquez ensuite sur « J’ai déjà un compte » puis renseignez les identifiants auto-entrepreneur URSSAF (courriel, numéro de Sécurité Sociale et mot de passe) ou les identifiants Net-Entreprises (Siret, nom, prénom et mot de passe).
      • Autrement, cliquez sur « Je n’ai pas encore de compte » pour en créer un. Dans ce cas, saisissez le numéro Siret et le numéro de sécurité sociale.
    3. Une fois connecté, cliquez sur l’onglet « Mon auto-entreprise au quotidien », puis sur « Déclarer et payer » et « Mon échéance en cours » pour accéder au formulaire de déclaration URSSAF.
    4. Indiquez dans les cases correspondantes (en fonction de la nature de l’activité) le montant du chiffre d’affaires de la période concernée, et ce, même si celui-ci est égal à 0. 
    5. Cliquez sur « valider ». Puis, imprimez l’accusé de réception qui s’affiche. 
    6. Une fois la déclaration validée, la rubrique « Mon Paiement » s’ouvre automatiquement. Ensuite, choisissez le mode de paiement (télépaiement ou par carte bancaire). 
    7. Validez le paiement.
    8. Téléchargez le justificatif de déclaration de paiement.

Bon à savoir :

Le montant de chiffre d’affaires à déclarer est le montant hors taxes, et ce, que l’auto-entrepreneur soit redevable de la TVA ou bénéficie de la franchise en base de TVA.

Si vous manquez de trésorerie, vous pouvez modifier le montant à payer. Vous devez alors formuler une demande de délai de paiement pour régler le solde. La demande se fait en même temps que la déclaration via la messagerie de votre compte en ligne.

Notez que la déclaration est modifiable jusqu’à la date limite avant 12 h.  

Télépaiement

Le télépaiement est définitif. Autrement dit, si vous choisissez ce moyen de paiement, vous ne pouvez plus choisir le paiement par carte bancaire. 

Pour choisir le télépaiement :

    1. Cliquez sur « Paiement par télépaiement ».
    2. Saisissez vos coordonnées bancaires dans les cases correspondantes.
    3. Cliquez sur « Enregistrer ».
    4. Renseignez la partie « Désignation du débiteur » (le titulaire du compte).
    5. Cochez la case « J’ai lu et j’accepte les conditions générales d’utilisation ».
    6. Validez.
    7. Téléchargez le justificatif de déclaration et de paiement.

En choisissant le télépaiement, vous pouvez modifier le montant à payer jusqu’à la date d’exigibilité à 12 h. Par ailleurs, afin de répartir le paiement de vos cotisations, vous pouvez enregistrer jusqu’à trois mandats de paiement. Notez que vous pouvez valider un ordre de paiement, lequel sera présenté à la banque à la date d’échéance. 

Paiement par carte bancaire

Le prélèvement par carte bancaire dépend du fonctionnement de votre carte (débit immédiat ou différé). 

    1. Cliquez sur « Paiement par carte bancaire ».
    2. Saisissez les coordonnées de votre carte (numéro de la carte)
    3. Cliquez sur « Payer ».
    4. Téléchargez le justificatif de déclaration et de paiement.

Quand faut-il déclarer à l’URSSAF ?

La déclaration à Urssaf se fait selon un calendrier précis.

La déclaration du chiffre d’affaires des auto-entrepreneurs

La première déclaration à l’URSSAF se fait au plus tôt 90 jours après la date de début d’activité. Le reste des déclarations se fait à une date précise en fonction de la périodicité choisie (mensuelle ou trimestrielle).

    • Dans le cas d’une déclaration mensuelle, elle se fait au plus tard le dernier jour du mois.
    • Quant à la déclaration trimestrielle, vous devez la réaliser les 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier.

Si la date de déclaration tombe un samedi, un dimanche ou un jour férié, la déclaration se fait le jour suivant. 

La périodicité est reconduite automatiquement chaque année. Cependant, vous avez la possibilité de la modifier en faisant une demande au centre des formalités des entreprises compétent avant le 31 octobre de l’année en cours. 

La déclaration URSSAF des nouveaux employés

Elle se fait comme on l’a dit au plus tôt dans les huit jours qui précèdent la date prévisible d’embauche. 

Par ailleurs, tous les mois, les entreprises doivent effectuer une DSN le 5 ou 15 du mois. Pour celles qui bénéficient du VLU, la même périodicité s’applique, mais pour chacun des établissements. 

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