Comptabilité d’une entreprise de transport : quelles obligations pour un livreur ?

Par Justine Demarque , le octobre 14, 2022
homme livreur indépendant en train de faire la comptabilité d'entreprise de transport
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La comptabilité rime souvent avec complexité pour un livreur indépendant. En effet, qui aurait imaginé en se lançant qu’une grande partie de l’activité consisterait à traiter des factures, à répondre aux obligations comptables ou encore à gérer la trésorerie… Pourtant, la comptabilité permet de prendre les bonnes décisions pour son activité et assure la bonne santé de son entreprise. Quelles sont les obligations qu’impose la comptabilité d’une entreprise de transport ? Découvrez-les en fonction de votre statut. 

La comptabilité d’un livreur en statut d’auto-entrepreneur 

Si vous êtes livreur en statut d’auto-entrepreneur (micro-entrepreneur) vous bénéficiez d’allégements en termes de comptabilité d’entreprise par rapport à un livreur qui aurait une société. Vous devez néanmoins respecter quelques règles que l’on va décrypter pour vous. 

L’ouverture d’un compte bancaire : obligatoire pour la comptabilité d’un indépendant ? 

En principe, avoir un compte bancaire dédié à son activité d’auto-entrepreneur n’est obligatoire qu’à partir de 10 000 € de chiffre d’affaires réalisé.  Nous vous conseillons tout de même fortement d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité dès le démarrage de votre micro-entreprise.

Ce compte servira à : 

    • y déposer vos recettes
    • effectuer des dépenses dans le cadre de votre activité
    • payer vos cotisations sociales et fiscales, la CFE, la TVA si vous êtes assujetti, etc.  
    • prélever votre rémunération vers votre compte courant

Avoir deux comptes séparés, l’un pour votre activité professionnelle et l’autre pour vos dépenses personnelles, est important pour éviter la confusion entre vos recettes respectives. De plus, un compte séparé a pour avantage de vous donner une visibilité claire sur vos transactions professionnelles. 

D’un point de vue comptable, centraliser vos transactions professionnelles sur un compte dédié vous permettra : 

    • d’effectuer des rapprochements bancaires avec vos factures (pour voir si ce que vous payez est justifié).
    • de connecter ce compte bancaire à une application comptable comme Acasi, sur laquelle vous pouvez consulter : l’état de vos encaissements clients, la topologie de vos charges, votre prévisionnel de trésorerie, ainsi que l’évolution de votre chiffre d’affaires (très important en micro-entreprise).

La tenue d’un livre de recettes 

Vous avez très certainement déjà entendu dire qu’un livreur auto-entrepreneur n’a pas de comptabilité à tenir. Si cette affirmation n’est pas fausse, elle n’est pas tout à fait exacte : en tant que livreur en auto-entreprise, vous devez tenir un livre des recettes encaissées.

Étant un document de référence de la compta de l’auto entrepreneur, sa tenue est une obligation administrative pure. Ce document vous permet plusieurs choses : centraliser l’ensemble des transactions au même endroit, calculer plus facilement le chiffre d’affaires ou encore faire le point sur les factures et les sommes réellement encaissées sur votre compte. 

Concrètement, ce livre doit regrouper dans l’ordre chronologique l’ensemble des encaissements effectués sur l’année civile. Pour être valide aux yeux de l’administration fiscale, ce livre doit mentionner pour chaque encaissement :

    • La date
    • Le montant
    • La nature de la prestation
    • Le nom du client
    • Le mode de règlement
    • La référence de la pièce justificative afférente (le numéro de facture par exemple)

Une fois les recettes insérées, il n’est plus possible de les modifier ou supprimer. 

Ce registre peut prendre la forme d’un fichier Excel. Vous devrez alors saisir le détail de tous vos encaissements manuellement, un à un. Si cette solution paraît fiable d’un point de vue réduction des coûts, elle peut engendrer une perte de temps. De plus, elle peut générer une certaine inquiétude dans le cas d’oublis ou d’erreurs. 

L’application comptable Acasi, récupère toutes vos transactions bancaires automatiquement et les intègre dans votre comptabilité d’entreprise. Vous avez accès à l’ensemble de vos ventes et achats en temps réel. 

Combien de temps devez-vous conserver les documents comptables ? 

Pendant 10 ans, vous devez être en mesure de les présenter à tout moment à la demande de l’administration fiscale. De plus, en cas de dépassement des seuils de TVA, ces documents vous seront utiles à la récupération de la TVA. 

Parmi ces documents, il y a : 

    • le livre de recettes
    • le registre d’achats
    • les devis
    • les factures de vente
    • les documents liés à l’impôt sur le revenu (IR)
    • les preuves d’achat
    • les documents liés à la CFE 
    • les documents liés à la TVA (si assujetti)

La comptabilité d’un livreur qui a une société (SAS/SASU, SARL/EURL)

Si vous êtes un livreur qui a une société du type SASU ou EURL ainsi que leur forme à plusieurs associés SAS et SARL, vos obligations comptables sont plus lourdes. En effet, ces statuts juridiques impliquent plusieurs obligations. Par exemple : tenir une compta d’entreprise en bonne et due forme, faire une clôture au moins une fois par an, ainsi qu’établir les “comptes annuels”. 

1. Faire un bilan et clôturer les comptes

Toutes les sociétés sont tenues de faire une clôture au moins une fois par an et d’établir les « comptes annuels ». C’est lors de cet « inventaire » qu’il faut recenser tous les éléments de l’actif et du passif de l’entreprise. Les comptes annuels contiennent plusieurs documents obligatoires. 

    • Le bilan 

C’est l’image du patrimoine de la société à la clôture. Il se compose de l’actif (ce que l’entreprise possède : les immobilisations, les stocks, les créances) et du passif (ce que l’entreprise doit : les dettes et les capitaux propres qui appartiennent aux associés). 

    • Le compte de résultat

Ce document liste le détail du chiffre d’affaires que vous avez réalisé et des charges (dépenses occasionnées par l’activité de la société, telles que le loyer, votre rémunération, etc). La différence entre le chiffre d’affaires et les charges donne le résultat net, qui peut être soit positif (on parle de « bénéfice »), soit « négatif », (on parle de « perte »).  

    • Les annexes légales 

L’annexe comptable a pour objectif d’aider l’administration fiscale à comprendre le compte de résultat et le bilan de votre société. Elle s’appuie sur ces documents pour calculer les impôts que devra payer votre entreprise. 

2. Tenir une assemblée générale d’approbation des comptes et d’affectation du résultat

À chaque clôture d’exercice, vous devez approuver les comptes de la société et affecter le résultat (distribuer les dividendes ou non, mettre du bénéfice en réserve ou affecter les pertes en report à nouveau, etc.). Concrètement, vous approuvez les comptes tels qu’ils ont été établis par la société (ou le plus souvent, par son expert-comptable).

Cela se fait lors d’une assemblée générale ordinaire, qui se matérialise par l’émission d’un procès-verbal. Les comptes doivent être approuvés avant le 30 juin N+1 si votre clôture a lieu au 31 décembre de l’année N. 

3. Tenir une comptabilité d’entreprise au quotidien 

Votre expert-comptable établis généralement les comptes annuels. Toutefois, en tant que livreur indépendant ayant une société, vous avez plusieurs tâches à accomplir, notamment en termes de transmission d’informations à votre expert-comptable et de conservation de pièces comptables. 

Transmettre ses relevés bancaires à son expert-comptable

Vos relevés de comptes bancaires constituent le socle du travail de votre expert-comptable.  

Celui-ci parcourt vos opérations du mois et les affecte dans les comptes de l’entreprise dans la bonne catégorie comptable : vente aux clients, règlement des factures, achat fournisseurs, etc. Veillez à répertorier toutes les opérations saisies par ordre chronologique dans un document appelé “journal”. 

Vous l’aurez compris, transmettre vos transactions bancaires au fur et à mesure à votre expert-comptable est primordial pour avoir une comptabilité d’entreprise à jour. 

Transmettre les justificatifs d’achat et de vente à son expert-comptable 

Pour une comptabilité claire et précise de votre société, il est indispensable de conserver toutes les factures et reçus justifiant vos recettes et dépenses.

Les justificatifs d’achat sont des factures associées aux achats effectués auprès de vos fournisseurs. Vous devez obligatoirement conserver ces factures et les transmettre à votre expert-comptable. 

Les factures de vente correspondent à toutes les factures que vous émettez à chaque vente de prestation à un client (comme les factures Shippr par exemple). Tout comme les factures d’achats : les factures de vente permettent d’enregistrer comptablement vos opérations afin de calculer votre chiffre d’affaires. Pensez à les transmettre au fur et à mesure à votre expert-comptable. 

Découvrez également quand et comment facturer chez Shippr grâce à ce guide

En plus de les transmettre à votre expert-comptable, vous devez conserver toutes vos factures de vente et d’achat précieusement durant 10 ans. Il s’agit d’une obligation légale. En effet, ces factures servent de preuves et doivent être présentées en cas de contrôle fiscal ou de récupération de la TVA. Sans justificatif associé, la TVA n’est pas récupérable. 

Sachez que seuls les documents originaux (en version papier ou numérique) font foi. Cela signifie que seuls les originaux servent de preuves valides. Ainsi, un document reçu en papier doit être conservé sous format papier et les documents numériques peuvent être conservés sous format numérique. Il n’est pas possible de produire une facture en version papier puis de la numériser. 

Quelle solution de comptabilité choisir pour un livreur indépendant en société ? 

Si la loi n’impose pas à un indépendant d’avoir un expert-comptable pour la tenue de la comptabilité, nous vous conseillons fortement de faire appel à un professionnel pour toutes vos questions administratives et comptables. 

En effet, un expert-comptable membre de l’Ordre des experts-comptables est formé pour que votre comptabilité et votre fiscalité soient conformes aux obligations légales. En cas d’erreur, c’est sa responsabilité qui sera engagée. Grâce à lui, vous gagnez du temps et en tranquillité d’esprit. 

De plus, un expert-comptable en ligne comme Acasi par exemple, vous permettra d’automatiser toutes vos tâches comptables et la transmission de tous vos documents. Faire appel à un expert-comptable c’est aussi pouvoir s’appuyer sur ses conseils en termes de gestion de votre activité au quotidien. 

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